webライターとしてお仕事を始めるうえで避けて通れない「クライアントワーク」について、大事なポイントをお伝えしていきます。
今回は「締め切りを守るべき理由と、遅れそうな時の交渉方法」についてまとめました。これを抑えれば、締め切りも怖くありません！
Webライティングで締め切りを守るべき理由
そもそも、なぜ締め切りを守らないといけないのか、考えたことはありますでしょうか？
締め切りが必要な理由はシンプルです。それは、自分がやった作業のあとに作業をする人がいるからです。
原稿提出が遅れると、どんな問題が起きる？
ライターさんの業務内容で置き換えると、書いた原稿を受け取った会社の担当者さんは、そのあと、メディアに公開するために入稿作業をします。受け取った原稿をそのまま入稿する会社は割と珍しく、入稿前に編集・校閲をするケースの方が多いです。
そのため、原稿提出が遅れるほど、その編集・校閲をする人の着手が遅れます。そうすると、あとに作業をする人……それは、編集・校閲をする人かもしれませんし、入稿担当の方かもしれません。とにかく、誰かがが急いで作業をしないといけなくなり、誰かに負担をかけてしまうことになります。
仕事は、どんな形でも複数人の手を経て出来上がるので、出来る限りスムーズに回せる人の方が好まれます。実際、期日を守り、早めに納品する人の方が継続されやすいです。
締め切りを交渉しないといけなくなった時……どうする？
とはいえ、人間はいつでも最高の状態で仕事ができるわけではありません。
突発的なトラブルや、体調不良、家族関連の対応などいろんなことが起きます。なので、そういう時の交渉方法も併せてお伝えしたいと思います。
締め切りを変更してもらう交渉のポイント
交渉のポイントは、3つです。
- 判明したらできる限り早く連絡すること
- お詫びの気持ちをはっきり示すこと
- 復帰のめども併せてお伝えすること
ポイント1：出来る限り早く連絡する
一番大事なのは、判明した段階で出来る限り早く連絡することです。「締め切りをずらしてほしい」ということはお客様には言いにくいことなので、ギリギリまで言わない方や、言わずに遅れる方もいらっしゃるのですが、それは一番やってはいけません。分かった段階で早く伝えてください。
お客様も、早めに分かっていればいるほど、他の方法が取れるので助かるのです。
私自身も、体調が思わしくない時は「ちょっとダメかもな」の段階で早めに休むようにしています。タスクも調整しています。
ポイント2：お詫びの気持ちをはっきり示す
そして、交渉する際は「お詫び」や「申し訳ない」という気持ちがしっかり出るようにしましょう。本気でそう思っているかどうかというより、これは仕事相手への礼儀です。
「トラブルが起きたから遅れて当然」という印象を与えてしまうのは今後の関係にとっても良くありません。
ポイント3：復帰のめども併せて伝える
そして、いつ頃通常スケジュールに戻れるかの想定も合わせてお伝えしましょう。現時点で想定ができない場合は、1週間後に状況共有する旨をお伝えしましょう。
また、できれば調整してほしい締め切りは自分から言えると理想的ですね。
具体的にどんな文面がいいの？サンプルを書いてみた
注意すべきポイントが多いので、交渉時の文面例を書いてみました。
参考にしてみていただければ幸いです。
【交渉時の文面例】
お世話になっております。●●です。
締め切りの調整をお願いしたく、ご連絡させていただきました。
この度、家族が急な入院となってしまい、
XX月YY日納期の「KW：●●●」の記事について、
期日通りの執筆対応が難しい状況でございます。
お手数をおかけしますが、
XX月YY日納期をZZ日に変更していただくか、
別の方に担当変更をお願いできますでしょうか。
復帰は2週間後のXX月AA日を予定しておりますので、
それ以降の納期でしたら対応可能でございます。
この度はご迷惑をおかけし、申し訳ございません。
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